Как отправить документы в WES электронно и не перепутать, кто что должен отправлять

Без номера WES сложнее сопоставить документы с вашей оценкой

После подачи заявки и оплаты WES присваивает ей номер заявки WES.

По текущей системе WES этот номер выдаётся после получения оплаты.

В новом портале WES, введённом в 2026 году, номер заявки WES представляет собой 10-символьный буквенно-цифровой код.

Этот номер нужно:

• сохранить;
• указывать в запросах в университет;
• по возможности добавлять при электронной передаче;
• использовать при обращении в WES.

Не просите университет отправлять документы «просто на WES» без номера заявки, если его уже можно указать.

Это обычно самый простой сценарий

Сначала уточните в учебном заведении:

может ли оно отправлять официальные академические документы в WES электронно?

Если да, порядок часто выглядит так:

1. вы входите в систему университета или сервиса выдачи документов;
2. запрашиваете академическую выписку;
3. выбираете WES как получателя;
4. указываете номер заявки WES, если система позволяет;
5. университет или платформа передаёт документ напрямую.

Если WES нельзя выбрать как получателя, следуйте персональной инструкции WES и используйте только указанный там допустимый адрес или способ.

Не отправляйте ссылку или файл себе, чтобы потом переслать его в WES.

Документ должен сохранять подтверждаемую цепочку передачи от учреждения.

Это технический способ связи учреждения с WES

WES использует прямые каналы передачи данных с учебными заведениями.

Например, защищённое системное соединение.

Кандидату обычно не нужно разбираться в технической части.

Практический вопрос один:

есть ли у моего учебного заведения действующий электронный способ передачи документов в WES?

Если есть, следуйте инструкции университета и WES.

Если сотрудник вуза никогда не работал с WES, не нужно самостоятельно придумывать технический способ передачи.

Электронная почта — не универсальный и не предпочтительный способ

WES пишет, что электронная почта подходит, когда другие электронные варианты недоступны.

При этом должны выполняться условия.

Например:

• письмо отправляется с официального адреса учебного заведения;
• WES может проверить этот адрес;
• отправитель действительно уполномочен выдавать или передавать официальные академические документы;
• файл передаётся в защищённом, неизменяемом формате, например PDF;
• сообщение проходит проверки подлинности и безопасности WES.

Обычно документы отправляют подразделения вроде:

• учебный отдел;
• отдел академических документов;
• экзаменационный отдел;
• другой отдел, который выдаёт академические выписки.

Главное правило для кандидата:

не просите случайного преподавателя или знакомого сотрудника отправить документы со своей почты.

Обычно нет

Если WES требует официальный академический документ непосредственно от учебного заведения, пересылка кандидатом не выполняет это требование.

Даже если:

• PDF настоящий;
• вы получили его от университета;
• он подписан электронной подписью;
• вы не изменяли файл.

Ключевой вопрос для WES:

откуда документ поступил и можно ли подтвердить его источник.

Поэтому следуйте именно способу передачи, указанному в персональном списке документов WES.

Номер помогает связать поступившие документы с вашей заявкой

WES рекомендует указывать номер заявки WES при отправке документов.

В электронной системе для этого может быть:

• поле с номером заявки WES;
• поле для примечания;
• поле для комментария;
• возможность приложить дополнительную страницу.

Если отдельного поля нет, следуйте инструкции платформы или университета.

Не редактируйте официальную академическую выписку только ради добавления номера.

Только то, что WES разрешает загрузить в вашем аккаунте

WES отдельно указывает, что через личный кабинет можно загружать некоторые документы, например копию диплома и перевод, если они требуются именно в вашей заявке.

Это не означает, что любой документ можно загрузить самостоятельно.

Например:

копия диплома, которую WES разрешает загрузить кандидату, и официальная академическая выписка, которую должен отправить университет, — это разные требования.

Смотрите персональный список WES.

Не отправляйте документы на случайный адрес

Сначала уточните у университета:

• использует ли он электронную систему выдачи академических выписок;
• есть ли у него опыт работы с WES;
• может ли официальный отдел университета, который ведёт академические документы, отправлять их в WES.

Если действующего электронного канала нет, WES предлагает учебным заведениям возможность установить цифровое партнёрство.

Для этого существует форма подключения учебного заведения к электронной передаче.

Форму должен заполнять уполномоченный представитель учебного заведения.

WES может проверить:

• официальный адрес электронной почты;
• должность;
• страницу учреждения, подтверждающую полномочия сотрудника.

Это не мгновенное подключение и не гарантия, что новый канал будет создан к нужному вам сроку.

Если электронная передача недоступна, используйте другой способ, который показывает ваш персональный список документов WES.

Кандидат не должен выдавать себя за представителя университета

WES использует форму подключения учебного заведения к электронной передаче. Её заполняет уполномоченный представитель учреждения, ответственный за официальные академические документы.

Кандидат может:

• рассказать университету о такой возможности;
• отправить сотруднику ссылку;
• объяснить, зачем нужна электронная передача.

Но сам выпускник не должен заполнять форму от имени уполномоченного отдела или университета.

Эта форма нужна не во всех случаях

WES также имеет форму запроса академических документов (Academic Records Request Form), которая помогает выпускнику обратиться в учебное заведение.

Но WES отдельно указывает:

эта форма не применяется к учебным заведениям, которые отправляют документы электронно.

Она также требуется не для каждого университета и не для каждой страны.

Проверяйте персональный список документов.

«Отправлено университетом» ещё не означает «принято WES»

После получения документа WES:

1. принимает файл в систему;
2. проверяет его;
3. сопоставляет с вашей заявкой;
4. при необходимости проверяет подлинность;
5. только после принятия всех требуемых документов переходит к самой оценке образования.

В аккаунте WES статус может обновиться не мгновенно.

Не отправляйте тот же документ повторно только потому, что через несколько часов статус ещё не изменился.

Короткий запрос обычно лучше сложного объяснения

Можно написать в официальный отдел университета, который выдаёт академические выписки, примерно так:

Тема: Электронная отправка академических документов в WES

Здравствуйте.

Мне нужна оценка образования World Education Services (WES) для иммиграционных целей в Канаду.

Подскажите, пожалуйста, может ли университет отправить мои официальные академические документы в WES электронно через действующую систему или официальный канал.

Мой номер заявки WES: [номер].

Если университет уже работает с WES, прошу использовать установленный университетом порядок передачи документов.

Если электронной передачи нет, сообщите, пожалуйста, какой официальный способ получения и отправки академической выписки доступен.

Спасибо.

Это пример организационного запроса, а не обязательная формулировка WES.