Апостиль для документов в Канаду: когда он нужен, а когда нет

Это подтверждение происхождения официального документа для использования за границей.

Апостиль — специальный сертификат, который выдаёт уполномоченный государственный орган страны, где документ был оформлен.

Он используется между странами, участвующими в Гаагской конвенции об апостиле (Apostille Convention).

Апостиль подтверждает:

• подлинность подписи на документе;
• статус человека, который его подписал;
• при необходимости, подлинность печати или штампа.

Апостиль не подтверждает, что все факты внутри документа правдивы.

Например, апостиль на дипломе подтверждает официальное происхождение подписи и печати, но не проводит оценку уровня образования для иммиграции в Канаду.

Апостиль, перевод, нотариальное заверение и заверенная копия решают разные задачи.

Поэтому формулировка «мне нотариус всё заверил» сама по себе ничего не говорит о том, выполнены ли требования конкретной подачи.

Нужно понимать, какое именно действие было выполнено и зачем оно требуется.

Сначала смотрите требования IRCC, а не правила использования документов за рубежом вообще.

Для большинства пользователей этой страницы ситуация выглядит так:

Документ выдан за пределами Канады → документ нужно подать в IRCC.

В этом случае не стоит начинать с вопроса:

«Где поставить апостиль?»

Сначала задайте другой вопрос:

«Требует ли IRCC апостиль именно для этого документа и этой подачи?»

Например, текущая инструкция Express Entry подробно описывает перевод документов, заверенные копии и заявление переводчика под присягой, но не устанавливает общее требование апостилировать каждый иностранный документ.

Это не означает, что апостиль никогда не может понадобиться. Отдельная программа, запрос IRCC или другой принимающий орган могут установить своё требование.

Главное правило:

Официальная инструкция конкретной подачи имеет приоритет над общим советом из интернета.

В Канаде система апостиля действует с 11 января 2024 года.

До этой даты для канадских документов использовалась прежняя система удостоверения подлинности и, при необходимости, консульской легализации.

С 11 января 2024 года для документов, предназначенных для стран-участниц Конвенции, Канада выдаёт апостиль.

Это изменение особенно важно для канадских документов, которые нужно использовать за рубежом.

Оно не означает, что после 2024 года все иностранные документы для Канады автоматически должны иметь апостиль.

Не в Канаде, а у компетентного органа страны происхождения документа.

Если иностранный документ действительно нужно апостилировать, маршрут зависит от страны, где он выдан.

Страна участвует в Конвенции

Апостиль выдаёт компетентный орган этой страны.

Страна не участвует в Конвенции

Нужно уточнить процедуру удостоверения в министерстве иностранных дел, другом уполномоченном органе или консульстве соответствующей страны.

Если нужен апостиль на иностранном документе, за ним обращаются в стране происхождения документа.

Поэтому отправлять, например, иностранное свидетельство о рождении в Оттаву только ради канадского апостиля обычно неверный маршрут.

Орган зависит от того, кем и где документ выдан или нотариально оформлен.

В Канаде полномочия распределены между федеральным правительством и несколькими провинциями.

Есть дополнительные правила для нотариально оформленных документов. Например, в Альберте, Онтарио и Саскачеване место нотариального оформления влияет на то, куда направляется документ.

Поэтому перед отправкой лучше использовать официальный онлайн-инструмент Global Affairs Canada для определения правильного органа по типу и происхождению документа.

Не всегда.

Апостиль и нотариальное заверение — разные действия.

Некоторые канадские документы можно апостилировать непосредственно.

Для других сначала может потребоваться нотариальное действие, например если компетентный орган не может проверить подпись на самом документе.

Global Affairs Canada отдельно указывает, что некоторые документы должны быть нотариально оформлены до удостоверения, но это не универсальное правило для всех документов.

Поэтому схема:

«сначала обязательно нотариус, потом обязательно апостиль»

не подходит как общий совет.

Один не заменяет другой.

Если документ нужен IRCC и составлен не на английском или французском, нужно отдельно выполнить требования IRCC к переводу.

Апостиль не переводит документ и не отменяет требования к переводу.

Если апостиль действительно входит в комплект и содержит значимый текст не на английском или французском, нужно также проверить, должен ли он быть переведён вместе с остальным документом.

Для Express Entry текущая инструкция требует переводить все части документа, которые не на английском или французском, включая печати и штампы.

Подробнее:

• Требования к переводу документов
• Заявление переводчика под присягой

Апостиль не заменяет оценку иностранного образования.

Если для вашей иммиграционной программы требуется оценка иностранного образования (Educational Credential Assessment, ECA), апостиль на дипломе не заменяет ECA.

Организация, которая делает ECA, устанавливает собственный порядок получения и проверки документов.

Например, если WES требует электронную передачу или документы из конкретного источника, апостиль не отменяет это требование.

Поэтому для образования нужно разделять два вопроса:

1. нужно ли апостилировать документ для конкретного получателя;
2. как именно ECA-организация должна получить и проверить документ.

Апостиль не заменяет правильную справку о несудимости.

IRCC публикует отдельные инструкции по получению справки о несудимости (police certificate) для каждой страны.

Нужно использовать именно тот документ и тот способ получения, который указан для вашей ситуации.

Для Express Entry IRCC, например, требует цветной скан оригинала справки о несудимости и отдельно регулирует ситуации, когда справка выдаётся только по запросу IRCC.

Поэтому нельзя исправить неправильную или неподходящую справку тем, что поставить на неё апостиль.

Начните с того, кто получит документ и для какой процедуры. Ни один из сценариев ниже сам по себе не означает, что апостиль обязателен.

Документ для заявления в IRCC

Проверьте официальный список документов своей программы и отдельную инструкцию к конкретному документу. Апостиль не является общим требованием ко всем иностранным документам для иммиграции в Канаду и не заменяет перевод или обязательное подтверждение.

Где проверить: требования IRCC к подтверждающим документам — например, для Express Entry. Для другой программы откройте её собственную инструкцию.

Документ для другой организации в Канаде

Если получатель — университет, профессиональный регулятор, суд или иной орган, запросите его письменные требования. Уточните, нужен ли оригинал, перевод, заверенная копия или апостиль именно для вашей процедуры.

Где проверить: у получателя документа. Global Affairs Canada объясняет порядок проверки требований. Если апостиль нужен на иностранный документ, компетентный орган ищут в стране его происхождения.

Документ для использования за пределами Канады

Уточните требования получателя и действует ли Конвенция об апостиле между страной происхождения и страной назначения документа. Если она применяется, апостиль обычно заменяет консульскую легализацию. Если нет, может потребоваться удостоверение подлинности с последующей легализацией.

Где проверить: участие стран и действие Конвенции — HCCH. Для канадского документа определите компетентный орган по правилам Global Affairs Canada; для иностранного — орган страны происхождения. Условия приёма уточните у получателя или консульства страны назначения.

1. Апостилировать весь пакет «на всякий случай». Это добавляет расходы и документы, но не исправляет неправильный пакет для IRCC.
2. Считать апостиль доказательством правдивости содержания. Апостиль подтверждает подпись, статус подписанта и печать, а не фактическую достоверность всех сведений внутри документа.
3. Путать апостиль с заверенной копией. Это разные действия.
4. Путать апостиль с переводом. Апостиль не отменяет перевод документа для IRCC.
5. Искать канадский апостиль на иностранный документ. Если иностранный документ должен быть апостилирован, апостиль обычно выдаёт компетентный орган страны его происхождения.
6. Считать, что документ с апостилем автоматически подходит для WES. ECA-организация проверяет документы по собственным правилам.
7. Считать, что апостиль исправит неподходящую справку о несудимости. IRCC требует правильный тип справки и соблюдение инструкции IRCC для конкретной страны.
8. Считать, что апостиль всегда требует нотариуса. Для некоторых документов нотариальное действие нужно, для других нет.

Свидетельство о рождении из другой страны для IRCC.

Сначала проверяем, требуется ли свидетельство в официальном списке документов вашей подачи, затем перевод и формат загрузки. Апостиль не добавляем автоматически.

Диплом из другой страны для Express Entry

Если требуется ECA, сначала выполняем правила ECA-организации. Апостиль не заменяет ECA.

Канадское свидетельство о браке для использования в стране-участнице Конвенции

Проверяем требования иностранного получателя. Если требуется удостоверение подлинности, для канадского документа используется система апостиля и нужный канадский компетентный орган.

Канадская доверенность для страны вне Конвенции

Может потребоваться удостоверение в Канаде и затем легализация через дипломатическое представительство страны назначения. Точный порядок зависит от получателя.