Lettre explicative : quand aide-t-elle vraiment une demande d’immigration?

L'explication doit être accompagnée de preuves de vos tentatives.

Selon les instructions actuelles d'IRCC, si le document requis ne peut être fourni, vous devez :

1. écrivez pourquoi vous ne pouvez pas le recevoir ou pourquoi il est retardé
2. joindre une confirmation
3. lors de la soumission en ligne, combinez la lettre et les confirmations en un seul fichier
4. téléchargez ce fichier à la place du document manquant, si c'est ce que requiert votre soumission

Les confirmations peuvent être, par exemple :

• reçu
• confirmation de commande
• numéro de suivi
• correspondance avec l'autorité
• réponse officielle concernant le retard
• capture d'écran du site officiel, si l'autorité ne délivre temporairement pas de documents

Une explication avec confirmation de vos tentatives est plus convaincante que la simple phrase « Je n'ai pas pu obtenir de certificat ».

C'est l'un des cas où IRCC prévoit expressément une lettre explicative.

Pour Entrée express, l’obtention des certificats de police peut prendre beaucoup de temps.

Si, après une invitation, le certificat requis n'est pas prêt à la date limite de soumission, IRCC vous permet de joindre :

• lettre explicative
• une preuve que vous avez fait tous les efforts raisonnables pour demander le certificat à temps

Par exemple :

• confirmation de candidature
• reçu de paiement
• avis de livraison
• numéro de suivi
• lettre de l'autorité concernant le retard

Mais IRCC déclare explicitement :

si l'agent ne considère pas vos tentatives suffisantes, la demande peut être considérée comme incomplète.

Par conséquent, la clarification apportée ici ne constitue pas une prolongation automatique du délai.

Ne prétendez pas qu'il n'y a pas de contradiction.

Le même fait peut apparaître à plusieurs endroits :

• questionnaire
• lettre de l'employeur
• reprendre
• diplôme
• traduction
• ancienne demande d'immigration
• certificat
• passeport

Si les informations sont différentes, vous devez d'abord comprendre :

1. quelles données sont correctes
2. pourquoi l'écart est-il apparu ?
3. Est-il possible de confirmer la version correcte avec des documents ?

Après cela, une brève explication peut aider l’agent à en comprendre la raison.

Par exemple :

« La lettre de l'employeur indique le 1er avril et le document fiscal indique le 15 mars. La formation rémunérée a eu lieu du 15 mars au 31 mars et le poste principal a débuté le 1er avril. Je joins un contrat de travail et des documents de paiement. »

L’essentiel ici n’est pas la lettre, mais l’explication logique étayée par les documents.

Si les documents portent des noms différents, montrez la relation entre eux.

Par exemple :

• diplôme au nom de jeune fille
• passeport avec nom de famille après le mariage
• les documents de travail contiennent une ancienne orthographe du nom

Dans cette situation, vous devez généralement d’abord inclure une preuve du changement de nom.

La lettre explicative peut en outre indiquer brièvement :

• Quelles options de nom font référence à une seule personne ?
• quand le changement s'est-il produit
• quel document le confirme ?

Il n’est pas nécessaire d’écrire une longue histoire si le lien est déjà clairement confirmé par un document officiel.

Cela peut expliquer la structure de la preuve, mais ne remplace pas la preuve du devoir.

Il est parfois impossible d’obtenir une lettre type d’un employeur. Cela arrive aussi : un document contient le poste, les dates et le salaire, et les responsabilités sont confirmées par un autre.

Dans une telle situation, LOE peut expliquer :

• Pourquoi n’y a-t-il pas de lettre standard de l’employeur ?
• quels documents alternatifs sont joints ?
• quel fait chacun d’eux confirme-t-il ?
• Où sont exactement visibles les responsabilités, les horaires et la rémunération ?

Mais si le programme exige une preuve d’expérience de travail, une explication sans preuve ne crée pas cette expérience.

Une bonne explication aide l'agent à organiser rapidement les faits en une seule séquence.

Par exemple, l’histoire d’une personne peut combiner :

• plusieurs employeurs
• travail à contrat
• période de travail indépendant
• se déplacer entre les pays
• changement de statut
• longue pause
• plusieurs options de nom

Si une histoire est légitime et vraie, mais semble incohérente sans explication, une courte chronologie peut être utile.

Le format "date → ce qui s'est passé → ce qui est confirmé" est généralement meilleur qu'une longue histoire émotionnelle.

Le lieu dépend du type de soumission et du motif de la lettre.

IRCC n’utilise pas une méthode universelle pour toutes les demandes.

Dans la candidature en ligne, la lettre peut être téléchargée :

• dans la rubrique documents complémentaires
• dans le domaine d'un document manquant spécifique
• dans le champ du document sur lequel vous avez une question
• en réponse à une demande distincte d’IRCC

Par exemple, IRCC indique qu'une explication supplémentaire dans la demande en ligne peut être téléchargée dans la section des documents supplémentaires si une telle section est disponible pour votre soumission.

Si un document spécifique manque, la lettre et les confirmations peuvent être téléchargées à la place.

Par conséquent, avant de télécharger, vérifiez :

où IRCC vous demande de placer une explication spécifiquement dans votre demande.

Une fois soumis, vous ne pouvez pas simplement revenir et ajouter librement des fichiers.

Dans Entrée express, après avoir soumis votre demande de résidence permanente, vous ne pouvez pas ajouter de documents vous-même via votre compte personnel à moins qu'IRCC ne les demande.

Si IRCC demande un document supplémentaire, il est téléchargé via une demande qui apparaît dans votre compte personnel.

Si vous souhaitez vous-même fournir de nouvelles informations importantes qu'IRCC n'a pas demandées, vous utiliserez généralement le formulaire Web d'IRCC.

Fournir une lettre explicative avant la soumission et fournir de nouvelles informations après la soumission ne sont pas toujours la même action.

Dans la plupart des situations, une simple structure en cinq parties suffira.

1. Ce que vous expliquez. Présentez la question en une phrase. Par exemple : « Cette lettre explique pourquoi le certificat de police du pays X n’est pas joint à la demande à la date du dépôt. »
2. Que s'est-il passé. Résumez brièvement les événements par date
3. Ce que vous avez fait. Indiquez quand vous avez demandé le document, où vous avez postulé et quelles réponses vous avez reçues
4. Comment cela est-il confirmé ? Énumérez les preuves ci-jointes
5. Ce que vous demandez doit être pris en compte. Formulez votre demande sereinement et sans pression. Par exemple : « Veuillez considérer les preuves ci-jointes de mes tentatives pour obtenir le document et tenir compte du fait que la délivrance est hors de mon contrôle. »

Il n’est pas nécessaire d’écrire : « Merci de me garantir un délai supplémentaire ». La décision appartient à IRCC.

L'explication doit être cohérente avec le questionnaire et les preuves.

Si le questionnaire et le document sont en désaccord, expliquez-en la raison. Une lettre avec une troisième version de l’événement ne fera qu’ajouter à la contradiction.

Avant d'écrire, vérifiez toutes les informations :

• rendez-vous
• noms
• adresses
• responsabilités
• voyages
• informations sur la famille
• éducation

Définissez d’abord l’image factuelle, puis expliquez-la.

Chaque déclaration importante est mieux prise en charge.

Selon la situation, il peut s'agir de :

• reçus
• correspondance officielle
• contrat de travail
• documents de paiement
• documents fiscaux
• documents de changement de nom
• lettre d'autorité
• numéro de suivi
• capture d'écran des instructions officielles
• autres pièces justificatives

Il est pratique de faire une liste dans la lettre elle-même :

1. Confirmation de la demande de certificat de police
2. Reçu de paiement
3. Réponse de l'autorité qui délivre le certificat

Cela permet à l'agent de vérifier plus facilement la logique.

Il n'y a pas de règle universelle.

Si toutes les questions sont étroitement liées, un seul document structuré peut être plus pratique.

Si les problèmes concernent différents champs obligatoires pour les documents, le système peut exiger une explication distincte pour chaque champ spécifique.

Par exemple, si un certificat de police d’un pays donné n’est pas prêt, IRCC peut exiger le téléversement d’une explication dans le champ prévu pour ce certificat.

Ne regroupez donc pas automatiquement tout dans un seul « maître LOE ».

Voyez comment est organisée la liste des documents pour votre soumission.

IRCC ne spécifie pas un format universel pour toutes les LOE.

Pour une lettre explicative ordinaire, il n’y a pas de règle générale selon laquelle elle doit toujours être notariée.

Il est utile d'indiquer :

• nom du demandeur
• numéro de demande ou identifiant client unique (UCI), s'il est déjà disponible et pertinent
• rendez-vous
• ligne d'objet claire
• brève structure

Si une instruction de programme spécifique spécifie des exigences spécifiques, suivez-la.

Ne transformez pas une simple explication en affidavit à moins qu’IRCC ne l’exige.

Ce sont des documents différents.

Lettre d'explication - votre explication de la situation.

Un affidavit est un document distinct qui est signé ou confirmé devant une personne autorisée.

Un affidavit peut être requis dans une situation particulière, par exemple selon certaines règles de traduction ou lorsqu’une instruction précise l’exige expressément.

Une LOE ordinaire ne devient pas un affidavit simplement parce que vous la signez.

Si une question d'enquête nécessite une réponse, vous devez y répondre complètement et honnêtement.

Vous ne pouvez pas utiliser une lettre explicative pour :

• ne réponds pas à une question délicate
• cacher un refus passé
• supprimer une partie de l'historique de travail
• ne précisez pas un membre de la famille
• remplacer l'historique requis par les mots « voir. lettre"

IRCC prévient spécifiquement qu'une demande incomplète peut être retournée ou rejetée.

L’explication complète la réponse et ne remplace pas le fait de remplir correctement le formulaire.

Ne copiez pas le texte littéralement – utilisez la logique.

Sujet : Explication de la question [question spécifique]

Candidat : [nom]

Numéro de demande ou identifiant unique du client (UCI) : [si disponible et approprié]

Date : [date]

1. Ce que j'explique. Une ou deux phrases
2. Faits. Brève chronologie
3. Ce qui a été fait. Actions et dates spécifiques
4. Documents justificatifs. Répertoriez chaque document joint par titre.
5. Demande à IRCC. Bref énoncé de ce que vous demandez à considérer

Ce modèle n'est pas un formulaire officiel d'IRCC.

Un contrôle séparé est particulièrement utile si :

• document requis manquant
• il y a eu un refus avant
• il y a des dates différentes dans les anciennes et les nouvelles déclarations
• expérience de travail difficile
• travail indépendant
• plusieurs noms
• histoire familiale compliquée
• écarts entre les certificats de police et l’historique des voyages
• les transactions financières importantes doivent être expliquées
• les documents du pays ne peuvent pas être obtenus
• la date limite de soumission est proche
• une LOE tente d’expliquer plusieurs problèmes importants à la fois