Préparer la traduction de documents pour une demande d’immigration

Il existe deux options dans les directives actuelles d’IRCC.

Option 1. Traducteur agréé

Un traducteur agréé Entrée express est une personne qui est membre à jour et sans restriction d'une association de traducteurs professionnels au Canada ou dans un autre pays.

Son statut est confirmé par un sceau ou un cachet portant un numéro de membre.

Lorsque vous postulez via Entrée express :

• la traduction doit être en anglais ou en français;
• les sceaux et cachets dans une autre langue sont également traduits ;
• un scan du document original est joint ;
• si le traducteur a travaillé avec une copie certifiée conforme, cette copie est jointe.

Avec cette option, un affidavit distinct du traducteur n'est pas requis selon les instructions actuelles d'Entrée express.

IRCC autorise également l'envoi d'une courte lettre indiquant qu'un affidavit distinct n'est pas nécessaire car un interprète certifié a été utilisé.

Option 2. Traducteur sans une telle certification

Selon les directives actuelles d'Entrée express, cette option est utilisée si la traduction ne peut pas être effectuée par un traducteur agréé.

Ensuite, la traduction nécessite une déclaration sous serment du traducteur concernant l'exactitude de la traduction (affidavit).

Cette déclaration doit indiquer clairement :

• la traduction elle-même ;
• le document original à partir duquel il a été réalisé.

Le document original ou une copie certifiée conforme est également joint si la traduction a été réalisée à partir d'une telle copie.

Toutes les agences de traduction ne correspondent pas automatiquement à cette définition.

Pour le relevé Entrée Express actuel, il est utile de vérifier :

• le nom du traducteur ;
• nom de l'association professionnelle;
• numéro de membre;
• sceau ou cachet ;
• la possibilité de relier la confirmation du statut précisément à votre traduction.

Si l’agence écrit simplement « traduction certifiée » sur le formulaire, cela ne suffit pas en soi pour comprendre le statut d’un traducteur particulier.

Un traducteur en cours d'obtention de certification n'est pas considéré comme un traducteur certifié selon les lignes directrices actuelles d'Entrée express.

Même si une personne connaît bien la langue.

Dans l’instruction Entrée express actuelle, la traduction ne peut pas :

• le demandeur lui-même ;
• un membre de la famille du demandeur ;
• un représentant ou consultant du demandeur, même s'il est également traducteur, avocat ou notaire.

Pour un autre programme, la liste des restrictions peut être formulée différemment, vous devez donc vérifier ses instructions.

Il s'agit d'une déclaration sur l'honneur du traducteur et non d'une simple signature sur la traduction.

Dans la déclaration, le traducteur confirme l'exactitude de la traduction.

Le traducteur le signe en présence d'une personne habilitée à prêter serment.

Selon les instructions actuelles d’Entrée Express :

Au Canada

Cela pourrait être par exemple :

• notaire;
• commissaire aux serments;
• commissaire aux affidavits.

À l’extérieur du Canada

IRCC précise un notaire ou une personne autorisée équivalente.

Les autorisations varient selon les pays, les réglementations locales doivent donc être vérifiées séparément.

L'essentiel :

Une telle déclaration est nécessaire non pas parce que le document est étranger, mais parce que la méthode de traduction choisie nécessite une confirmation supplémentaire de la part du traducteur.

Il s'agit d'une copie qui a été comparée à l'original par une personne autorisée.

IRCC l’appelle photocopie certifiée.

Cette copie devra indiquer, entre autres :

• nom et signature de la personne certifiée ;
• sa position ou son statut ;
• titre du document source ;
• date d'obtention du certificat ;
• confirmation que la copie correspond à l'original.

Pour Entrée express, une telle copie n'est pas toujours nécessaire

Si le traducteur a travaillé avec l'original, les instructions actuelles vous permettent de télécharger une numérisation de l'original.

Si la traduction a été réalisée à partir d'une copie certifiée, vous devez télécharger cette copie certifiée.

D'où la règle :

« pour chaque traduction, il faut d'abord avoir une copie notariée » - pas universel.

Mais si un programme particulier nécessite spécifiquement une copie certifiée conforme, vous devez suivre ses instructions.

L'article général et les instructions pour un programme spécifique peuvent être rédigés différemment.

Canada.ca propose :

• Centre d'aide général ;
• instructions pour des programmes spécifiques ;
• listes personnelles de documents;
• des règles distinctes pour différentes méthodes de soumission.

Par exemple :

• le centre d'aide général parle désormais de traduction, d'affidavit et de copie certifiée, sauf avis contraire d'IRCC ;
• Les instructions détaillées d’Entrée express permettent la possibilité de faire appel à un interprète certifié sans affidavit.

Par conséquent, lors de la préparation des documents :

1. déterminer le programme exact et le type d'alimentation ;
2. ouvrir ses instructions actuelles ;
3. vérifiez votre liste personnelle de documents si elle a déjà été générée ;
4. Ensuite seulement, assemblez le package de traduction.

Il n’est pas nécessaire d’ajouter automatiquement les actes notariés « au cas où » si votre dépôt ne les nécessite pas.

Pour Entrée express, oui, à condition qu’ils ne soient pas en anglais ou en français.

La réglementation actuelle d’Entrée express exige spécifiquement la traduction de ces sceaux et timbres.

C’est donc une erreur de traduire le texte principal du certificat tout en laissant les éléments suivants sans traduction :

• sceau de l'organisation;
• cachet au dos ;
• entrée supplémentaire;
• note de l’autorité qui a délivré le document.

Si une partie du texte est difficile à lire, il ne faut pas inventer de contenu.

Le traducteur doit travailler uniquement avec ce qui est réellement visible dans le document.

Vérifiez si toutes les informations nécessaires sont en anglais ou en français.

Parfois, un document est immédiatement publié en deux ou trois langues.

Si toutes les informations pertinentes sont déjà entièrement et formellement présentées en anglais ou en français, une traduction distincte de ces mêmes informations peut ne pas être nécessaire.

Mais vérifiez séparément :

• impression;
• timbres;
• marques manuscrites;
• candidatures ;
• revers;
• texte qui n’est présent que dans une troisième langue.

Pour Entrée express, les sceaux et timbres non traduits dans une autre langue doivent être traduits.

Un notaire peut participer au processus, mais son rôle doit être compris précisément.

Selon les pays, « traduction notariée » signifie différentes procédures.

Pour IRCC, ce n’est pas le nom courant du service qui compte, mais plutôt le respect des exigences pour une soumission particulière.

Un notaire peut par exemple :

• certifier une copie du document ;
• accepter la déclaration du traducteur sous serment ;
• remplir un autre rôle tel que permis par la loi locale.

Mais l’expression « la traduction est notariée » en elle-même ne répond pas aux questions :

• qui a traduit ;
• le traducteur est-il certifié ;
• Un affidavit est-il requis?
• à partir de quel document la traduction a été faite ;
• si le bon document source est joint.

L'ordonnance devrait aider l'agent à voir rapidement le lien entre les documents.

Si le portail propose un champ de téléchargement pour un document, il est pratique de combiner les documents en un seul PDF compréhensible.

Il ne s’agit pas d’une séquence IRCC universellement requise, mais il est pratique d’utiliser cet ordre.

Si le traducteur est certifié

1. traduction;
2. une page séparée confirmant le statut du traducteur, si l’agence l’utilise ;
3. le document original ou copie certifiée conforme à partir duquel la traduction a été réalisée.

Si vous avez besoin d'un affidavit

1. traduction;
2. déclaration sur l'honneur;
3. le document original ou copie certifiée conforme à partir duquel la traduction a été réalisée.

Tâche principale :

L'agent doit être capable de comprendre facilement quelles pages font référence au même document.

Vérifiez non pas le logo du bureau, mais toute la chaîne.

L'agence peut disposer d'un modèle standard, d'un sceau général, d'une page de confirmation de traducteur distincte ou d'un micrologiciel.

Le même modèle dans différentes traductions ne constitue pas en soi un problème.

Une autre chose est plus importante :

• Est-il clair qui a fait exactement la traduction ?
• est-il possible de vérifier le statut du traducteur ;
• est-il clair à quel document la confirmation se rapporte ?
• si l'affidavit du traducteur est lié à la traduction spécifique et au document source ;
• Chaque document est-il rassemblé dans un ensemble distinct et compréhensible ?

Si une page de confirmation distincte semble pouvoir être jointe à une traduction, il vaut la peine de demander à l’agence de rendre plus évident le lien avec un document spécifique.

Il s’agit d’une amélioration pratique de la conception et non d’une exigence universelle distincte d’IRCC.

1. Ne traduisez pas le document vous-même. Pour Entrée express, le demandeur ne peut pas être son propre traducteur.
2. Ne demandez pas à un proche de traduire le document. Même si le proche connaît la langue professionnellement, les règles actuelles d'Entrée express interdisent cette option.
3. Ne considérez aucune agence comme un traducteur agréé. Vous devez comprendre le statut d'un traducteur particulier.
4. Ne rédigez pas automatiquement un affidavit de traducteur. Si la traduction a été effectuée par un traducteur agréé, les instructions actuelles d'Entrée express ne nécessitent pas d'affidavit distinct.
5. Ne certifiez pas automatiquement toutes les copies. Tout d'abord, vérifiez si votre soumission nécessite spécifiquement une copie certifiée.
6. Ne laissez pas les sceaux non traduits. Pour Entrée express, IRCC exige expressément que les sceaux et les timbres soient traduits dans une autre langue.
7. N'utilisez pas la traduction automatique comme traduction officielle. Google Translate, ChatGPT ou autre traduction automatique ne remplace pas le traducteur et la confirmation requis par IRCC.
8. N'assemblez pas les pages de telle manière qu'il soit difficile de savoir ce qui va avec quoi. La relation document source → traduction → confirmation du traducteur doit être évidente.

Un contrôle séparé est particulièrement utile si :

• vous disposez de plusieurs agences de traduction différentes ;
• la confirmation du traducteur est placée sur une page standard distincte ;
• l'affidavit du traducteur est le même pour plusieurs documents ;
• le document est bilingue ou trilingue ;
• certains sceaux n'ont pas été traduits ;
• le bureau n'affiche pas le numéro de membre du traducteur ;
• la traduction a été faite à l'extérieur du Canada et il n'est pas clair qui a le droit de recueillir l'affidavit ;
• le document a déjà été certifié par un notaire, mais il n'est pas clair si une déclaration sur l'honneur du traducteur est encore nécessaire ;
• vous devez combiner plusieurs pages dans un seul champ de téléchargement ;
• Les exigences pédagogiques de votre programme diffèrent de celles du centre d'aide général d'IRCC.