Envoi électronique à WES : qui doit envoyer quels documents?

Sans numéro WES, il est plus difficile de faire correspondre les documents avec votre score

Une fois votre demande soumise et payée, WES lui attribue un numéro de demande WES.

Dans le système WES actuel, ce numéro est émis dès réception du paiement.

Dans le nouveau portail WES introduit en 2026, le numéro de demande WES est un code alphanumérique à 10 caractères.

Ce numéro est nécessaire :

• sauvegarder;
• indiquer dans les demandes à l'université;
• si possible, ajouter lors de la transmission électronique ;
• utiliser lorsque vous contactez WES.

Ne demandez pas à l’université d’envoyer des documents « uniquement à WES » sans numéro de candidature si un numéro peut déjà être fourni.

C'est généralement le scénario le plus simple

Tout d’abord, vérifiez auprès de votre établissement d’enseignement :

peut-il envoyer des documents académiques officiels à WES par voie électronique ?

Si tel est le cas, l'ordre ressemble souvent à ceci :

1. vous êtes connecté au système universitaire ou au service de délivrance de documents ;
2. demander un relevé de notes ;
3. sélectionnez WES comme destinataire ;
4. indiquer le numéro de demande WES, si le système le permet ;
5. L'université ou la plateforme transmet directement le document.

Si WES ne peut pas être sélectionné comme destinataire, suivez les instructions personnelles de WES et utilisez uniquement l'adresse ou la méthode valide qui y est indiquée.

Ne vous envoyez pas de lien ou de fichier pour ensuite le transmettre à WES.

Le document doit maintenir une chaîne de transmission vérifiable depuis l’institution.

Il s'agit d'un moyen technique permettant à une institution de communiquer avec WES.

WES utilise des liaisons de données directes avec les établissements d'enseignement.

Par exemple, une connexion système sécurisée.

Le candidat n’a généralement pas besoin de comprendre la partie technique.

Une question pratique :

Mon établissement dispose-t-il d'une méthode électronique valide pour soumettre des documents à WES ?

Si tel est le cas, suivez les instructions de l'université et de WES.

Si un employé de l'université n'a jamais travaillé avec WES, il n'est pas nécessaire de proposer vous-même une méthode de transfert technique.

Le courrier électronique n'est pas une méthode universelle ou privilégiée

WES écrit que le courrier électronique est approprié lorsque d'autres options électroniques ne sont pas disponibles.

Dans ce cas, des conditions doivent être remplies.

Par exemple :

• la lettre est envoyée à partir de l'adresse officielle de l'établissement d'enseignement ;
• WES peut vérifier cette adresse ;
• l'expéditeur est véritablement autorisé à délivrer ou à transmettre des documents académiques officiels ;
• le fichier est transmis dans un format sécurisé et immuable, tel que PDF ;
• Le message réussit l'authentification WES et les contrôles de sécurité.

Généralement, les documents sont envoyés par des services tels que :

• département éducatif;
• Département des documents académiques ;
• service d'examen;
• un autre département qui délivre des relevés de notes.

La règle principale pour le candidat :

ne demandez pas à un enseignant ou à un employé au hasard que vous connaissez d'envoyer des documents à partir de votre adresse e-mail.

Généralement non

Si WES exige un document académique officiel directement de l'établissement, la candidature du candidat ne remplit pas cette exigence.

Même si :

• Le PDF est réel ;
• vous l'avez reçu de l'université ;
• il est signé avec une signature électronique ;
• tu n'as pas modifié le fichier.

Question clé pour WES :

d'où vient le document et sa source peut-elle être confirmée ?

Suivez donc exactement la méthode de transfert indiquée dans la liste personnelle des documents WES.

Le numéro permet de relier les documents reçus à votre candidature

WES vous recommande d'inclure le numéro de demande WES lors de la soumission des documents.

Dans un système électronique, cela pourrait être :

• champ avec le numéro de demande WES ;
• champ pour les notes ;
• champ de commentaire ;
• Possibilité de joindre une page supplémentaire.

S'il n'y a pas de champ séparé, suivez les instructions de la plateforme ou de l'université.

Ne modifiez pas un relevé de notes officiel simplement pour ajouter un numéro.

Uniquement ce que WES vous permet de télécharger dans votre compte

WES indique spécifiquement que vous pouvez télécharger certains documents via votre compte personnel, tels qu'une copie d'un diplôme et une traduction, s'ils sont spécifiquement requis dans votre candidature.

Cela ne signifie pas que n'importe quel document peut être téléchargé indépendamment.

Par exemple :

la copie du diplôme que WES permet au candidat de télécharger et le relevé de notes officiel que l'université doit envoyer sont des exigences différentes.

Voir la liste personnelle de WES.

N'envoyez pas de documents à une adresse aléatoire

Renseignez-vous d'abord auprès de l'université :

• s'il utilise un système électronique pour délivrer les relevés de notes ;
• s'il a de l'expérience avec WES ;
• Le département universitaire officiel qui tient les dossiers académiques peut-il les envoyer à WES.

S’il n’existe pas de canal électronique, WES offre aux établissements d’enseignement la possibilité d’établir des partenariats numériques.

Il existe à cet effet un formulaire de connexion d'un établissement d'enseignement à la transmission électronique.

Le formulaire doit être rempli par un représentant autorisé de l'établissement d'enseignement.

WES peut vérifier :

• adresse e-mail officielle ;
• poste;
• page de l’institution confirmant l’autorité de l’employé.

Il ne s'agit pas d'une connexion instantanée et ne garantit pas qu'une nouvelle chaîne sera créée au moment où vous en aurez besoin.

Si la transmission électronique n'est pas disponible, utilisez une autre méthode qui affiche votre liste personnalisée de documents WES.

Le candidat ne doit pas prétendre être un représentant universitaire

WES utilise le formulaire de transfert électronique scolaire. Il est complété par un représentant autorisé de l'établissement responsable des documents académiques officiels.

Le candidat peut :

• informer l'université de cette opportunité ;
• envoyer un lien à l'employé ;
• expliquer pourquoi la transmission électronique est nécessaire.

Mais le diplômé lui-même ne doit pas remplir le formulaire au nom du département ou de l'université autorisé.

Ce formulaire n'est pas nécessaire dans tous les cas.

WES dispose également d'un Formulaire de demande de dossiers académiques pour aider un diplômé à contacter l'établissement.

Mais WES déclare spécifiquement :

Ce formulaire ne s'applique pas aux établissements d'enseignement qui soumettent des documents par voie électronique.

Ce n’est pas non plus obligatoire pour chaque université ou chaque pays.

Vérifiez votre liste personnelle de documents.

« Soumis par l'université » ne signifie pas « Accepté par WES »

Après avoir reçu le document WES :

1. accepte le fichier dans le système ;
2. le vérifie ;
3. correspond à votre candidature ;
4. vérifie l'authenticité si nécessaire ;
5. Ce n'est qu'après avoir accepté tous les documents requis qu'il procède à l'évaluation pédagogique elle-même.

Dans un compte WES, le statut peut ne pas être mis à jour immédiatement.

Ne renvoyez pas le même document simplement parce que le statut n'a pas changé après quelques heures.

Une requête courte vaut généralement mieux qu’une explication complexe

Vous pouvez écrire au service officiel de l'université qui délivre les relevés de notes, quelque chose comme ceci :

Sujet : Soumission électronique de documents académiques à WES

Bonjour.

J'ai besoin d'une évaluation éducative des World Education Services (WES) à des fins d'immigration au Canada.

Veuillez me dire si l'université peut envoyer mes documents académiques officiels à WES par voie électronique via le système actuel ou le canal officiel.

Mon numéro de demande WES est [numéro].

Si l'université travaille déjà avec WES, veuillez utiliser la procédure de transfert de documents établie par l'université.

Si la transmission électronique n'est pas disponible, veuillez me faire savoir quelle méthode officielle est disponible pour recevoir et envoyer les relevés de notes.

Merci.

Ceci est un exemple de demande organisationnelle et non une déclaration WES obligatoire.